Close
قطر كوول
ليس من المستغرب أن عالم الشركات هو بيئة متعددة الأوجه لا يمكن التنبؤ بها، لا سيّما مع نمو وسائل التكنولوجيا ونماذج الأعمال التجارية المتقدّمة وبروز منافسين جدد بشكل سريع. فكيف تستطيع الشركة أن تثبت نفسها وسط هذه البيئة المتجدّدة التي لا ترحم؟ لا شكّ أن العوامل الأساسية بالنسبة لأي شركة لتحقيق الاستمرارية والتغلّب على نظيراتها هي التميّز التشغيلي والمهارة في العمل.
قد يظنّ العديد أن عبارة “تحسين إجراءات الأعمال” هي عملية غير واضحة أو أن تنفيذها قد يكون أمراً شاقاً، إلا أنها على العكس، عملية محدّدة ومباشرة، وهي تعني أن تسعى الشركة إلى إدخال التحسينات بشكل مستمر على عملياتها التشغيلية وإلى تعزيز الفعالية والكفاءة في مجملها. إن الغرض من اتخاذ هذه الاجراءات هو إدخال تغييرات دائمة على الأعمال التي يتم أداؤها، وبشكل خاص لتطوير وتحسين العمليات بشكل مستمر مع نمو بيئة الأعمال.
عندما تطرأ تغييرات على بيئة الأعمال، كدخول منافسين جدد أو حصول تغييرات تنظيمية أو تحسينات على صعيد التكنولوجيا، تحتاج الشركة في هذه الحالة إلى تطوير نفسها من خلال التكيّف بسرعة مع البيئة الجديدة مما يعني أن تحافظ على قدرتها التنافسية. ولتحقيق النتائج المرجوّة، ينبغي على الشركة أن تنظر في تحسين إجراءاتها بشكل شامل وليس التركيز فقط على بعض منها، إلى جانب الحفاظ على قدرتها التنافسية، الأمر الذي سيضمن نجاحها عند التكيّف مع البيئة الجديدة.
وفي حال تستعدّ الشركة لتطبيق مشروع “تحسين إجراءات الأعمال،” لا بدّ أن تعي المعنى العمليّ والفعّال لأداء الأعمال وكيفية الحفاظ على استدامة التغييرات. إذ لا توجد منهجية واحدة تناسب الجميع، فكل منظمة تحتاج إلى اجراءات معينة خاصة بها لتأمين احتياجات أعمالها وتحقيق النتائج المرجوّة.
تلجأ معظم الشركات إلى إدخال تحسينات لمرّة واحدة من خلال تطبيق مؤشرات الأداء الرئيسية القصيرة الأمد؛ إلا أن هذه الطريقة وإن حققت تغييراً فهي نادراً ما تحقق نتائج مستدامة طويلة الأمد. ومن هذا المنطلق، إذا أرادت الشركة الازدهار وتحقيق تحوّلات هادفة، نوصي بالتركيز على أساسيات الشركة والتي تشمل الكوادر، والتكنولوجيا، والاجراءات. فتكون الأعمال التجارية فعالة ومثمرة بحسب مدى إنتاجيتها ومخرجاتها التجارية، ولكن إذا كانت أساسيات الشركة تفتقد إلى التوجيه، والهدف، والاجراءات، لن يكون بإمكانها إحراز أي تقدّم. ثمة بعض الشركات التي ترى نماذج أعمالها واجراءاتها على أنها عصريّة وأنها تتمتع بالنمو الاقتصادي والممارسات الثابتة، فتعتبر الحاجة إلى التكيّف أو تغيير اجراءاتها أمراً غير ضروري. هذا النوع من الشركات عادة ما يكون الأول في الانهيار عند حدوث تغييرات في بيئة الأعمال التجارية. وسواء كانت الأعمال التجارية محافظة على استقرار هيكلي أو محصّنة، من الضرورة تطبيق الاجراءات التقويمية بشكل تدريجي لضمان الاستمرارية والاستدامة.
مما لا شك فيه أن الاجراءات هي أساس كل منظمة، وأن التحويل التنظيمي أو تطور الأعمال لا يمكن أن يتحقق ويترك نتائج طويلة الأمد إلا بالتركيز على هذه الاجراءات. ويتمثل التحدي الرئيسي الذي يواجه الشركات في هذا العالم التنافسي والديناميكي في كيفية الحفاظ على المرونة في حين ضمان التحسين المستمر للأعمال من حيث الحلول المتاحة وتقديم الخدمات. وتعد مراجعة إجراءات الأعمال أو إعادة تصميمها فرصة مثالية لمراجعة الضوابط الداخلية الحالية للشركة لضمان تحسينها.
وفي حين أن عملية تحسين الاجراءات غالباً ما تكون هدفا عند تحليل اجراءات الأعمال، قد تكون هناك أسباب لفشل الجهود، ويعود ذلك لعدم إدارة التغيير بشكل فعال، وعدم وجود فريق فعال، وعدم تحديد أهداف واضحة (على سبيل المثال، ما يجب تحسينه: الوقت والتكلفة والجودة والخبرة المتقدمة والاتساق وتوحيد المعايير) أو عدم فهم العمليات بشكل مناسب. ينبغي إدارة هذه المخاطر بفعالية لضمان أن مشاريع تحسين الاجراءات تحقق الفوائد المرجوة.
تعزز قطر كوول بيئة يتم فيها تقييم الاجراءات بشكل مستمر وتكون فيها العمليات تحت المجهر من قبل جهود المبذولة من مختلف الإدارات. تتضمن الأمثلة على ذلك اجراءات إدارة العمليات والخدمات التي تتم مراقبتها وإعادة تقييمها من قبل الإدارة الفنية. وبالإضافة إلى ذلك، تبذل جهود مثل عمليات المراجعة الذاتية التي تقوم بها كل إدارة لتحافظ على تقدّمها المستمر. والنتيجة هي أن لدينا الآن اجراءات أكثر تقدماً وبيئة مضبوطة بشكل فعال أكثر، فضلا عن ثقافة التحسين المستمر.
ومهما كانت المنظمة قوية، سيظل هنالك باستمرار تطويرات جديدة ومنافسين جدد عند كل زاوية. فإذا أرادت المنظمة البقاء ثابتة في مجال أعمالها، يجب أن تكون على استعداد لامكانية التفوق عليها. كما ينبغي على كل منظمة أن تسعى إلى أن تكون الأفضل من خلال التأقلم مع البيئة المتغيرة.